10 claves del reglamento general de protección de datos

Reglamento 2016/679, de 27 de abril. DOUE del 4 de mayo de 2016

Diario La Ley, Nº 8756, 6 de Mayo de 2016, Editorial LA LEY

El nuevo Reglamento de protección de datos (LA LEY 6637/2016), el cual entrará en vigor el 15 de mayo de 2018, introduce importantes novedades en la regulación de la protección de las personas físicas en lo que respecta tanto al tratamiento de datos personales, como a la libre circulación de estos datos. En cuanto a sus claves más importantes cabe destacar:

1.SE AMPLÍA EL ÁMBITO DE APLICACIÓN TERRITORIAL

El presente Reglamento se amplica el ámbito territorial al tratamiento de datos de carácter personal: (Cdos. 36, 80 y Art. 3)

1) en el contexto de las actividades de un establecimiento del responsable o del encargado en la Unión, independientemente de que el tratamiento tenga lugar en la Unión o no.

2) de interesados que residan en la Unión por parte de un responsable o encargado no establecido en la Unión, cuando las actividades de tratamiento estén relacionadas con:

a) La oferta de bienes o servicios a dichos interesados en la Unión, independientemente de si a estos se les requiere su pago, oferta de bienes o servicios (Cdo. 23): Con el fin de garantizar que las personas físicas no se vean privadas de la protección a la que tienen derecho en virtud del presente Reglamento, el tratamiento de datos personales de interesados que residen en la Unión por un responsable o un encargado no establecido en la Unión debe regirse por el presente Reglamento si las actividades de tratamiento se refieren a la oferta de bienes o servicios a dichos interesados, independientemente de que medie pago.

Hay factores que pueden revelar que el responsable del tratamiento proyecta ofrecer bienes o servicios a interesados en la Unión como son por ejemplo:

• El uso de una lengua o una moneda utilizada generalmente en uno o varios Estados miembros con la posibilidad de encargar bienes y servicios en esa otra lengua, o
• La mención de clientes o usuarios que residen en la Unión.

b) El control de su comportamiento, en la medida en que este tenga lugar en la Unión.

Control de comportamiento (Cdo. 24): Para determinar si se puede considerar que una actividad de tratamiento controla el comportamiento de los interesados, debe evaluarse si las personas físicas son objeto de un seguimiento en internet, inclusive el potencial uso posterior de técnicas de tratamiento de datos personales que consistan en la elaboración de un perfil de una persona física con el fin, en particular, de adoptar decisiones sobre él o de analizar o predecir sus preferencias personales, comportamientos y actitudes.

3) por parte de un responsable que no esté establecido en la Unión sino en un lugar en que el Derecho de los Estados miembros sea de aplicación en virtud del Derecho internacional público.

2. SE REFUERZAN LOS PRINCIPIOS DE PROTECIÓN DE DATOS

Entre estos principios cabe destacar la licitud del tratamiento, el consentimiento necesario para el tratamiento de datos, las condiciones aplicables al consentimiento del menor, las categorías especiales de datos personales, el tratamiento de datos relativos a condenas e infracciones penales.

CONSENTIMIENTO: El acto afirmativo debe ser: (Cdo. 32, 42 y Arts. 7 y 8)

• Mediante un acto afirmativo claro que refleje una manifestación de voluntad libre, específica, informada, e inequívoca del interesado de aceptar el tratamiento de datos de carácter personal que le conciernen. Puede ser una declaración por escrito, inclusive por medios electrónicos, o una declaración verbal.
• Para todas las actividades de tratamiento realizadas con el mismo o los mismos fines. Cuando el tratamiento tenga varios fines, debe darse el consentimiento para todos ellos. Si el consentimiento del interesado se ha de dar a raíz de una solicitud por medios electrónicos, la solicitud ha de ser clara, concisa y no perturbar innecesariamente el uso del servicio para el que se presta.

Cuando el tratamiento se lleva a cabo con el consentimiento del interesado, el responsable del tratamiento debe ser capaz de demostrar que aquel ha dado su consentimiento a la operación de tratamiento.

Algunos ejemplos a destacar como consentimiento afirmativo: una casilla de un sitio web en internet, escoger ciertos parámetros técnicos para la utilización de servicios de la sociedad de la información, o cualquier otra conducta o aclaración que indique claramente que el interesado acepta la propuesta del tratamiento de sus datos de carácter personal.

 3. SE RECONOCEN NUEVOS DERECHOS A LOS TITULARES DE LOS DATOS

El principio de transparencia (Art. 12) que inspira el Reglamento se materializa, entre otros, en el principio de información al interesado que pasa a ser tratado como un derecho a la información (Arts. 13 y 14). Se divide en dos supuestos, según los datos se recojan directamente del interesado o no; se enumera su contenido, que se distingue en mínimo y complementario, entre el que destacamos como novedad el plazo de conservación de los datos; se refuerza el momento de la recogida de datos como el apropiado para proporcionar la información y se recoge la opción de configurar una información a través de iconos normalizados que, cuando se utilicen en formato electrónico, debe ser legibles mecánicamente. (Cdo. 60)

Se reconocen como novedad el derecho a la portabilidad de los datos (art. 20) y se mantienen los conocidos derechos de acceso, rectificación, oposición y el derecho a la supresión de los datos también conocido como derecho ‘al olvido’, (Arts. 15 a 19 y 21) y el derecho a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados de datos, en el que se hace una referencia expresa a la elaboración de perfiles (Art. 22); y también el derecho a la reclamación y recurso ante la autoridad de control o ante el responsable o el encargado del tratamiento (Arts. 77 a 79) y el derecho a la indemnización y responsabilidad (Art. 82).

 4. SE INTRODUCE UN CAMBIO DE PARADIGMA EN LA FORMA DE GARANTIZAR LA PROTECCIÓN DE DATOS: ACCOUNTABILITY, PRIVACY BY DESIGN Y BY DEFAULT

Responsabilidad del responsable del tratamiento (Accountability) (Art. 24)

Se aplicarán medidas técnicas y organizativas apropiadas con el objetivo de garantizar y demostrar que el tratamiento es conforme con el Reglamento, las cuales se revisarán y actualizarán cuando se considere necesario, y las cuales podrán reflejarse en las políticas de protección de datos. Se podrá demostrar el cumplimiento de las obligaciones de dos maneras diferentes: la adhesión a códigos de conducta o mediante un mecanismo de certificación.

Privacidad desde el diseño y por defecto (Cdo. 78 y Art. 25)

Con el objetivo de demostrar la conformidad con el Reglamento, el responsable del tratamiento debe adoptar políticas internas y aplicar medidas que cumplan en particular los principios de protección de datos desde el diseño y por defecto.

• Desde el diseño: obliga al responsable del tratamiento a aplicar tanto en el momento de determinar los medios de tratamiento, como en el momento del propio tratamiento, medidas técnicas y organizativas apropiadas para aplicar de forma efectiva los principios de protección de datos e integrar las garantías necesarias en el tratamiento, a fin de cumplir los requisitos del Reglamento y proteger los derechos de los interesados.
• Por defecto: el responsable del tratamiento deberá aplicar las medidas técnicas y organizativas apropiadas con miras a garantizar que, por defecto, solo sean objeto de tratamiento los datos personales que sean necesarios para cada uno de los fines específicos del tratamiento. Esta obligación alcanza a la cantidad de datos personales recogidos, a la extensión de su tratamiento, a su plazo de conservación y a su accesibilidad.

 5. SE INTRODUCEN NUEVAS OBLIGACIONES

Registro de actividades de tratamiento: (Cdo. 82 y Art. 30)

El responsable o el encargado del tratamiento, debe mantener registros de las actividades de tratamiento bajo su responsabilidad. Todos los responsables y encargados están obligados a cooperar con la autoridad de control y a poner a su disposición, previa solicitud, dichos registros, con el fin de que puedan servir para supervisar las operaciones de tratamiento.

Obligatorio para:

• Empresas de más de 250 trabajadores.
• Tratamientos de datos que entrañen riesgo para derechos y libertades.
• Tratamiento de categorías especiales de datos.
• Tratamientos de datos relativos a condenas e infracciones penales.

Notificación de brechas de seguridad: (Cdos. 85 a 88 y Arts. 33 y 34)

• Justificación: riesgo de daños y perjuicios físicos, materiales o inmateriales para las personas físicas, como es el caso de la  pérdida de control sobre sus datos personales o restricción de sus derechos, discriminación, usurpación de identidad, pérdidas financieras, reversión no autorizada de la seudonimización, daño para la reputación, pérdida de confidencialidad de datos sujetos al secreto profesional, o cualquier otro perjuicio económico o social significativo para la persona física en cuestión.
• Notificación a la autoridad de control: dentro de las 72 horas siguientes, a menos que el responsable pueda demostrar, atendiendo al principio de responsabilidad proactiva, la improbabilidad de que la violación de la seguridad de los datos personales entrañe un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.
• Notificación al interesado: en caso de que puede entrañar un alto riesgo para sus derechos y libertades, permitiéndole tomar las precauciones necesarias.

 Evaluaciones de impacto en protección de datos (EIPD) (Cdos. 84, 90 a 95 y Arts. 35)

Se deben realizar siempre que sea probable que las operaciones de tratamiento, especialmente cuando se utilicen nuevas tecnologías, entrañen un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas, el responsable del tratamiento debe realizar una evaluación de impacto relativa a la protección de datos, que evalúe, en particular los siguientes conceptos: el origen, la naturaleza, la particularidad y la gravedad de dicho riesgo.

El resultado obtenido debe tenerse en cuenta cuando se decidan las medidas adecuadas que deban tomarse con el fin de demostrar que el tratamiento de los datos personales es conforme con el Reglamento.

La Autoridad de control publicará listas de los tipos de operaciones de tratamiento que requieran una evaluación de impacto.

Consulta previa a la autoridad de control: cuando una evaluación de impacto relativa a la protección de datos muestra que las operaciones de tratamiento entrañan un alto riesgo que el responsable no puede mitigar con medidas adecuadas en términos de tecnología disponible y costes de aplicación, debe consultarse a la autoridad de control antes del tratamiento.

Designar un Delegado de Protección de Datos (DPO) (Cdo. 97 y Art. 37)

Será obligatorio en los siguientes casos:

• Cuando el tratamiento lo lleve a cabo una autoridad u organismo público, excepto los tribunales que actúen en ejercicio de su función judicial.
• Cuando las actividades principales del responsable o del encargado consistan en operaciones de tratamiento que, en razón de su naturaleza, alcance y/o fines, requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala.
• Cuando las actividades principales del responsable o del encargado consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales y de datos relativos a condenas e infracciones penales.

6. SE APUESTA POR LA AUTORREGULACIÓN Y LA CERTIFICACIÓN

Códigos de conducta: (Cdo. 98 y 99 y Arts. 40 y 41) Se insta a asociaciones u otros organismos que representen a categorías de responsables o encargados a que elaboren códigos de conducta que, respetando los límites del Reglamento, faciliten su aplicación efectiva, teniendo en cuenta las características específicas del tratamiento llevado a cabo en determinados sectores y las necesidades específicas de las microempresas y las pequeñas y medianas empresas.

Certificación: (Cdo. 100 y Arts. 42 y 43) A fin de aumentar la transparencia y el cumplimiento del Reglamento se fomenta el establecimiento de mecanismos de certificación, y sellos y marcas de protección de datos, que permitan, de un lado, a los interesados evaluar con mayor rapidez el nivel de protección de datos de los productos y servicios correspondientes y de otro lado, a los responsables y encargados del tratamiento demostrar el cumplimiento del Reglamento.

7. SE REFUERZA EL RÉGIMEN DE LAS TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS

Con el objetivo de garantizar el nivel de protección a los interesados se revisa el régimen de transferencias internacionales de datos que se estructura en transferencias basadas en: (Arts. 44 a 50)

• Decisión de adecuación: cuando la Comisión haya decidido que el tercer país, un territorio o uno o varios sectores específicos de este país o la organización internacional garantizan un nivel de protección adecuado.
• Mediante garantías adecuadas: que podrán reflejarse, entre otros, en un instrumento jurídicamente vinculante, normas corporativas vinculantes, cláusulas tipo, mecanismos de certificación, o códigos de consulta.
• Normas corporativas vinculantes: que son las políticas de protección de datos personales asumidas por un responsable o encargado del tratamiento establecido en el territorio de un Estado miembro para transferencias o un conjunto de transferencias de datos personales a un responsable o encargado en uno o más países terceros, dentro de un grupo empresarial o una unión de empresa dedicadas a una actividad económica conjunta. (Art. 4)

8. AUTORIDADES DE CONTROL INDEPENDIENTES CON NUEVAS FUNCIONES Y PODERES

• Se mantienen, como es el caso de la Agencia Española de Protección de Datos, las autoridades independientes de control y con competencia en el territorio de su Estado miembro. Se contempla la posibilidad de que en un Estado miembro se puedan crear más de una autoridad de control (Cdos. 117 a 134 y Arts. 51 a 54).
• Funciones y poderes: (Arts. 57 y 58) Entre las novedades destaca la función de elaborar y mantener una lista relativa al requisito de EIPD y la de fomentar la creación de mecanismos de certificación de protección de datos o los poderes de revisar las certificación o realizar auditorías de protección de datos.
• Se regulan mecanismos de cooperación entre la autoridad de control principal y las demás autoridades de control interesadas y mecanismos para una aplicación coherente del Reglamento con las demás autoridades de control y con la Comisión (Cdos. 135 a 140 y Arts. 63 a 67).
• Se crea el Comité Europeo de Protección de Datos que sustituye al Grupo de trabajo del artículo 29 de la Directiva 95/46/CE (LA LEY 5793/1995). (Cdos. 139 y 140 y Arts. 68 a 76)

 9. UN NUEVO RÉGIMEN SANCIONADOR

• Poderes correctivos: Se prevén a las autoridades de control poderes para sancionar con una advertencia, apercibimiento, solicitud de atención de ejercicio de derechos, limitaciones del tratamiento, entre otros. (Art. 58)
• Multas administrativas: Además, se prevén multas administrativas para las que se contempla un importante aumento de las cuantías que pueden llegar hasta los 20.000.000 o un 4% como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, optándose por la de mayor cuantía. (Art. 83)
• Se prevé que para el 25 de mayo de 2018 los Estados miembros comuniquen a la Comisión otras sanciones que decidan aplicar para las infracciones que no estén sancionadas con multas administrativas en el Reglamento y que deberán ser efectivas, proporcionadas y disuasorias. (Art. 84)

10. OTROS DATOS DE INTERÉS

• Queda derogada la Directiva 95/46/CE (LA LEY 5793/1995) con efecto a partir del 25 de mayo de 2018.
• Se publica en el DOUE junto con otras normas relativas a protección de datos:
• Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (LA LEY 6638/2016), relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por parte de las autoridades competentes para fines de prevención, investigación, detección o enjuiciamiento de infracciones penales o de ejecución de sanciones penales, y a la libre circulación de dichos datos y por la que se deroga la Decisión Marco 2008/977/JAI del Consejo.
• Directiva (UE) 2016/681 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (LA LEY 6636/2016), relativa a la utilización de datos del registro de nombres de los pasajeros (PNR) para la prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de los delitos de terrorismo y de la delincuencia grave.

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